Każdy projekt ma swój cykl życia. W tym cyklu życia wyróżnia się kilka faz zwanych „grupami procesów”. Każda z tych grup procesów ma inny, kluczowy cel, który pomaga osiągnąć pożądane rezultaty w projekcie. Działania z grupy procesów monitorowania i kontrolowania projektu pomagają utrzymać projekt na właściwym torze. W przeciwieństwie do innych faz, monitorowanie i kontrola projektu są prowadzone od początku do końca projektu.
Zarządzanie projektami
W pierwszej kolejności należy opracować plan kontroli zmian. Należy szczegółowo określić, kto jest uprawniony do zgłaszania lub wdrażania zmian oraz w jaki sposób zmiany będą traktowane. Innymi słowy, należy kontrolować postępy w realizacji projektu. Należy rozliczać oddelegowanych pracowników w ramach ich grup roboczych. Cotygodniowe spotkania dotyczące ustalonych kontroli powinny być weryfikowane i egzekwowane. Ważne jest, aby w przypadku zmian w budżecie uwzględnić interesariuszy, ale jeśli omówisz to na spotkaniu inicjującym projekt, możesz ustalić pewne wytyczne, które dadzą Ci uprawnienia do podejmowania decyzji budżetowych na pewnym poziomie.
Kontroluj ramy czasowe projektu. Jeżeli projekt nie zmierza we właściwym kierunku, w planie kontroli zmian należy przedstawić problemy związane z jego przebiegiem. Kurs zarządzania projektami uwzględnia wszelkie niezbędne aspekty w tworzeniu projektów.
Techniki monitorowania i kontroli
W ramach działań związanych z monitorowaniem i kontrolą projektu sprawdza się, czy projekt przebiega zgodnie z planem i czy występują jakieś odchylenia od sytuacji wyjściowej. Szkolenie zarządzanie projektami powinno być prowadzone w każdej firmie, której zależy na osiąganiu sukcesów.
Istnieje szereg technik monitorowania i kontroli, które mogą być stosowane przez kierowników projektu. Macierz Śledzenia Wymagań. Mapuje ona, lub śledzi, wymagania projektu do produktów końcowych. Macierz koreluje relacje pomiędzy dwoma dokumentami bazowymi. Dzięki temu zadania projektu stają się bardziej widoczne. Zapobiega to również dodawaniu do projektu nowych zadań lub wymagań bez zatwierdzenia. Dzięki temu zadania projektu stają się bardziej widoczne. Zapobiega również dodawaniu do projektu nowych zadań lub wymagań bez zatwierdzenia.
Wykres kontrolny monitoruje jakość projektu. Istnieją dwie podstawowe formy wykresów kontrolnych – wykres kontrolny jednoczynnikowy przedstawia jedną cechę projektu, natomiast wykres wieloczynnikowy – więcej niż jedną. Spotkania przeglądowe i statusowe służą dalszej analizie problemów i ustalaniu przyczyn, dlaczego coś się wydarzyło. Mogą one również zwrócić uwagę na problemy, które mogą wystąpić później.
Kompleksowa ocena końcowa projektu
Monitorowanie projektu nie kończy się po jego wysłaniu. Aby miało to jakiekolwiek znaczenie, musisz zastanowić się, co się wydarzyło i jakie działania podjąłeś, aby utrzymać projekt na właściwym kursie. Zastanów się, czy zadania zostały wykonane zgodnie z planem: jakie obszary zdominowały uwagę zespołu? Które zadania nie wymagały zbyt wiele uwagi? Co poszło dobrze? Co pochłonęło Twój budżet? W jaki sposób wprowadzone przez Ciebie zmiany wpłynęły na przebieg projektu? Jak wypadły te wyniki w porównaniu z podobnymi poprzednimi projektami?
Chodzi o to, aby zobaczyć, jak naprawdę wygląda skuteczna zmiana. Dzięki tym informacjom można mieć nadzieję, że w przyszłości uda się stworzyć bardziej solidne plany projektowe dla podobnych zadań. Nigdy nie należy monitorować projektów w próżni – każdy projekt powinien być oparty na wcześniejszych doświadczeniach i w pełni przeanalizowany po zakończeniu, aby naprawdę zrozumieć, na czym polega „sukces”.
